Gagner en compétitivité est un but noble et est un enjeu particulièrement important pour les entreprises d’aujourd’hui. Passer au numérique est devenu une injonction à cet égard, mais aussi pour répondre aux termes de la loi. Sur le terrain, ce n’est pourtant pas toujours évident.
Comment commencer la digitalisation de ses pratiques d’entreprise ?
Il est en premier lieu indispensable de faire un état des lieux de l’existant. Une entreprise qui ne possède pas de site internet, qui empile les documents d’archives sans les traiter, part de plus loin qu’une autre, habituée aux réseaux sociaux et qui a déjà pris le pli de traiter numériquement ses factures, par exemple.
En fonction de la taille de la structure, il faut également se demander quels sont les flux qui peuvent faire l’objet d’une automatisation pour gagner en temps, notamment mais aussi en productivité.
La digitalisation étant un processus complexe à mettre en œuvre, il est normal de se sentir un peu perdu et de se demander par quoi commencer. Il s’agit tout de même de repenser son organisation de façon globale, de viser le zéro papier, mais aussi de faire un tri drastique dans la salle des archives, afin de ne pas numériser des documents inutiles.
De quoi donner le tournis sans doute à un entrepreneur qui n’a pas le temps de s’y atteler et n’envisage pas d’embaucher une personne pour le faire.
Passer au zéro papier quand on est pro : avoir de l’aide
La dématérialisation en entreprise suppose parfois une refonte complète des processus et des façons de travailler. Il est donc important de savoir se faire aider.
De nombreuses structures se retrouvent face à une situation dont elles comprennent les enjeux, sans pour autant arriver à mettre en place une bonne organisation.
Des entreprises se spécialisent dans l’accompagnement des structures qui veulent dématérialiser et digitaliser leurs pratiques. Les prestations sont vastes et l’entrepreneur, en fonction de ses besoins, ne paie que pour les prestations choisies.
Cela peut être un récolement des archives, un tri, une numérisation dans les règles de l’art et un bon système de classement, y compris sur des documents atypiques ou de grande taille.
Les prestataires peuvent expliquer comment appliquer au quotidien cette nouvelle façon de travailler, à l’ensemble des salariés.
Le chef d’entreprise peut également choisir un espace de stockage dématérialisé avec plusieurs niveaux de sécurité : les données sensibles ne sont pas accessibles à tous, sans pourtant empêcher les salariés de numériser tous les documents entrants et sortants.
Enfin, parce que la digitalisation vise à ce que les entreprises se développent, cela peut supposer le besoin de gagner des mètres carrés pour installer un nouveau bureau ou acheter une nouvelle machine plus performante.
Cela tombe bien : certaines de ces entreprises spécialisées peuvent se charger, une fois numérisées, de stocker les archives papier dans des locaux sécurisés et surtout garantissant les meilleures conditions de préservation, pour pouvoir continuer à les produire en cas de besoin. Une vraie avancée pour les entrepreneurs.