La plupart des logiciels de facturation proposent d’éditer le document en « pro forma », une appellation informative n’ayant pas de valeur juridique mais proche d’un devis officiel.
Définition de facture pro forma
« Pro Forma » signifie en latin « Pour la forme », c’est une mention que l’on peut faire apparaître sur une facture sans forcément passer par l’étape du devis. La facture pro forma ne constitue pas une facture définitive mais elle permet de lister les produits et/ou services ainsi que les conditions commerciales, qui peuvent toujours être négociées. Par conséquent, la facture pro forma constitue un document commercial mais n’a pas de valeur juridique. Par conséquent, cette facture peut être utilisée dans une négociation commerciale jusque l’obtention des tarifs définitifs, lesquels pourront découler sur un devis ou une facture définitive.
La facture proforma est provisoire, car comme son nom l’indique, elle est éditée « pour la forme ». Elle présente plusieurs avantages pour l’entreprise :
- Apporter des précisions sur la nature des prestations et des produits proposés à la vente
- Proposer un tarif en fonction de chaque prestation dans la facture
- Préciser les conditions tarifaires spécifiques : remise, délai de paiement, etc…
- Absence d’engagement sur les tarifs communiqués
Quel est l’intérêt d’une facture pro forma ?
Il en existe plusieurs, à la fois pour l’entreprise et pour le client. La plupart du temps, la facture classique permet d’adresser une demande de règlement à la suite de la réalisation d’une prestation ou de la livraison de produits. La facture pro forma ne constitue qu’une première estimation, sans aucune réalisation de prestation ou livraison de produit. Ce document va permettre de débuter une transaction, un échange entre le client et le vendeur, sans s’engager immédiatement.
Certaines entreprises se servent de la facture pro forma pour obtenir une première partie du règlement, c’est-à-dire une avance ou un acompte. La facture définitive avec un numéro valide sera ensuite éditée au moment de la réception des produits et/ou de la réalisation des travaux.
La facture proforma est plus fréquemment utilisée à l’international, dans le cadre d’une importation ou d’une exportation. Ce document va permettre de déclarer la valeur des marchandises à la douane. Dans certains cas, c’est la douane qui va exiger ce document à l’entreprise pour délivrer une autorisation d’exportation ou d’importation.
Enfin, ce document va permettre de retracer l’historique d’un échange avec un client, notamment lorsque celui-ci remonte à plusieurs mois ou années. Avec l’enregistrement de la facture pro forma, l’entreprise peut retrouver l’intégralité des prestations et/ou marchandises qui avaient été listées, mais aussi les conditions tarifaires. Idéal pour reprendre une négociation rompue et actualiser les informations commerciales.
Devis ou facture proforma : quelles différences ?
Comme précisé, la facture proforma ne revêt aucun caractère contractuel, il n’y a donc aucun engagement (aucune valeur juridique non plus) pour l’entreprise et pour le client. Généralement, le devis est utilisé lorsque les deux parties se connaissent, c’est-à-dire lorsque le client a déjà connaissance des prestations proposées mais aussi des conditions commerciales appliquées. Le devis entraine un caractère contractuel, notamment sur les tarifs. Difficile de revenir en arrière lorsqu’un tarif a été communiqué dans le cadre d’un devis.
En revanche, la facture proforma permet d’obtenir pour le client une information tarifaire, et pour l’entreprise, c’est un premier élément pour établir une relation commerciale, sur le court ou sur le long terme. Par conséquent, en l’absence d’information ou de connaissance sur un client, il sera préférable de fournir une facture proforma qui fournira des informations au client, sans pour autant s’engager. C’est plutôt recommandé dans le commercial international.
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